(חלק ראשון)
מאז תחילתו של העידן הדיגיטלי חל שיפור ניכר בכמות ההזדמנויות לייצר נטוורקינג מקצועי תוך שימוש במדיה הדיגיטלית. האינטרנט בתחילת דרכו הציע כמה פורומים ובלוגים ומידת הפעילות בהם היתה חלקית וברובם אף מועטה.
אם כניסתה של המדיה חברתית והתחזקותה, גדלו האפשרויות בצורה ניכרת וגם המודעות של אנשי עסקים ואנשים פרטיים לכוחה של המדיה החברתית וללגיטימיות של השימוש בה. היום אם אתם מתכננים אירוע עסקי: כנס, קורס, סדנא, הרצאה, נטוורקינג, יש לכם ערב רב של אפשרויות לתקשר את האירוע ברשתות חברתיות, בלוגים ופורומים – מרבית העסקים כבר עושים בדיוק את זה.
חמש הטיפים הראשונים יעסקו בהכנות לאירוע לפני שהאורח הראשון הגיע:
- נהלו את הציפיה:
הימנעו מיצירת אירוע נוסף בלוח פגישות עמוס גם כך. אם אתם רוצים לעורר עניין ולגרום לאנשים לרצות להגיע לאירוע שלכם, היו ברורים – גם לעצמכם וגם לקהל היעד שלכם – מה הם ישיגו מהאירוע הזה ומדוע אתם רלוונטיים עבורם.
ברגע שהמטרה שלכם ברורה, השתמשו במטרה –היא המוטו של האירוע וכל הארגון יתכוונן כחץ אל המטרה: הפורמט, התוכן, המוזמנים, המקום. השתדלו להתאים את הפניה שלכם לקהל היעד הנכון לאירוע – איכות על פני כמות, תבטיחו לעצמכם אירוע מוצלח יותר. אין טעם לגרור אנשים לאירוע שאינו רלוונטי עבורם והם אינם רלוונטיים לאירוע באותה מידה.
היו ברורים בכל התכתובות של האירוע לגבי המטרות של האירוע ומה יוכל להרוויח המשתתף בו, מדוע כדאי לו להגיע, למה עליו לצפות, ולא פחות חשוב מה מצופה ממשתפי הכנס. אם יהיה עליהם להיות שותפים פעילים באיזו צורה ובאיזה שלב של האירוע, עדיף ליידע את המוזמנים מראש ולא להפתיע אותם. - עיתוי נכון Timing is everything
עיתוי נכון הוא הבסיס להצלחה של כל אירוע! במקום לעצום את עיניכם ולתקוע סיכה היכן-שהו על לוח השנה, או לחילופין לבדוק מועד שנוח לכם וליתר מארגני האירוע – נסו לחשוב מה המועד הנוח ביותר לקהל היעד שאתם רוצים שישתתף באירוע.
כמובן שעליכם להתאים את המועד למארגני האירוע ואורחי המפתח – דוברים, מברכים וכיו"ב, אך לאחר שהגעתם לתאריך תנסו לחשוב – מה קהל היעד שלכם אוהב לעשות בזמן הזה.
כמו כן חשוב להתייחס לשעה ביום ולחשוב האם זו שעה נוחה לקהל היעד שלכם. אם קהל היעד שלכם זה סטודנטים, לדוגמא, אולי אירוע נטוורקינג על ארוחת בוקר יתאים פחות, או תקופת הבחינות אינה זמן נכון, אם קהל היעד שלכם זה הורים לילדים קטנים, כנראה ששעות הערב פחות נוחות להם. ישנה מגמה לערוך אירועים בין השעות 16:00-19:00 כך שניתן לצאת מהעבודה מעט מוקדם ועדיין להגיע הביתה בשעת ערב סבירה. שווה לשקול עריכת אירועים בין השעות האלו, אך כמובן שזו לא האופציה היחידה ותתאימו את זמן האירוע – יום ושעה לקהל היעד שלכם.
חשוב גם לבדוק שבמקביל לאירוע שלכם לא מתקיים אירוע מתחרה, או אירוע מיוחד כמו גמר הפיינל פור למשל כשמכבי תל אביב בגמר וקהל היעד שלכם הוא גברים – אתם עלולים לפספס מוזמנים בטוחים על בסיס זה. - המקום הנכון – טריוויאלי, אך הכרחי
איתור המקום הנכון הוא חלק כל כך חשוב בהצלחת האירוע שלכם. אנשים יעריכו לא רק את האירוע, אלא גם אתכם על פי איכות המקום בו ייערך האירוע שלכם. בבחירת המקום בו ייערך האירוע יש אמריה לגבי מכובדותו, רצינותו ורמת האירוע.
על המקום להיות נגיש וקל לאיתור, זה ל משנה אם מצאתם את המקום היפה ביותר בעולם אם לאנשים קשה להגיע לשם או משם הביתה. אם האירוע מסתיים בשעות החשיכה – חישבו כמה נעים ובטוח לצאת לבד מהמקום. בעניין הנגישות – חשוב שתהיה תחבורה ציבורית טובה למקום ומקומות חניה למגיעים ברכב.
רמת ההיגיינה במקום היא עניין קריטי. אחת הדרכים לבדוק את רמת ההיגיינה במקום היא לבקר גם בשירותים בזמן שאתם באים לבדוק את המקום, אם השירותים נקיים מאוד, יש סיכוי גבוה שהמקום מקפיד על רמת היגיינה גבוהה בכלליות.
אם המקום מספק שירותי קייטרינג לאירוע שלכם, אל תפסחו על טעימות, תגיעו שוב בזמן אירוע ותטעמו – תראו שהאוכל טעים, טרי ומוגש בצורה אסטטית. כמו כן, תבדקו את התפריט המוצע והאם יש מגוון רחב מספיק כך שיוכל להתאים לכולם.
כאן כבר תוכלו להיעזר בחברים שלכם ברשתות החברתיות ולציין שאתם מחפשים מקום טוב לקיום קורס בנושא אינטרנט, למשל ולבקש המלצות על מקומות טובים, תוך ציון כל הפרטים לעיל כנושאים שחשובים לכם מאוד בבחירת המקום. תתפלאו לגלות כמה מידע תקבלו, וכמה תוכלו ללמוד מניסיונם של חבריכם הווירטואליים. - ניהול עלויות money makes the world go around
כיצד תנהלו את עלויות האירוע? אם אתם גובים כסף בכניסה תבקשו מחיר עגול, כך שלא תתחילו להסתבך עם מתן עודף בכניסה לאירוע. כמו כן מנו אדם אחד שיהיה אחראי על גביית דמי הכניסה וביצוע התשלומים עבור האירוע בזמן. אותו אדם יצטרך להכין דו"ח הכנסות הוצאות מסודר ולהגיש אותו בתום האירוע או בתום ביצוע התשלומים לאחר האירוע.
באירוע עסקי אנשים ירצו חשבונית כמובן, הכינו פנקס חשבוניות מבעוד מועד והנפיקו חשבוניות במקום – זה עדיף ונותן למשתתפים הרגשה טובה יותר. עדיף על תשלום במקום הסדר התשלום און ליין מבעוד מועד. זה גורם לניהול קל יותר ולכניסה נעימה יותר לאירוע עבור המשתתפים, כמו כן, תוכלו להיות רגועים באשר לאפשרות של בלבול עם כסף, אובדן כסף, ולא תצטרכו להסתובב באירוע עם סכום גדול של כסף מזומן בכיס. כך גם יהיה לכם ראש שקט לפני האירוע בידיעה שההוצאות כבר כוסו עוד בטרם האירוע החל.
תוכלו להפנות לתשלום מקוון מהפרופיל שלכם ישירות לעמוד תשלום ייעודי, הרשת היא אחסניה מצוינת לביצוע תשלומים, והקלות והנוחות פועלת לשני כיוונים – גם המשתתפים שלכם יעדיפו שנושא התשלום יהיה מאחוריהם.
למרות האמור לעיל, יתכן שתצטרכו לאשר לכמה משתתפים לשלם בזמן האירוע, כמה נרשמים אחרונים או נרשמים שאינם מחזיקים כרטיסי אשראי, אך תגבו מהם מחיר מעט גבוה יותר על אי הנוחות.
דרך נוספת להקל על עניין התשלום לאורחים היא ניסיון להשיג ספונסרים – שותפים שיישאו בהוצאות בתמורה לפרסום וחשיפה באירוע שלכם. תחשבו על עסקים משלימים לשלכם שפונים לאותו קהל יעד, והיו רוצים לחשוף את המוצר או השירות שלהם לקהל האירוע. - הפצת השמועה – Spread the word
כמובן שאתם רוצים שהאירוע שלכם יצליח ולכן עליכם לספר על האירוע לאנשים. אין טעם לארגן הכל כמו שצריך ולעמוד באולם ריק ולצפות שמישהו יגיע.
כפי שציינו בראשית הכתבה, עליכם להיות ברורים לגבי מי האנשים שברצונכם להביא לאירוע, תפלחו את קהל היעד שלכם ותמצאו את הדפים והקבוצות בהן מסתובב קהל היעד שלכם. היו מנומסים, פנו אל בעלי הדפים/קבוצות ובקשו מהם לפרסם את האירוע שלכם בדף/קבוצה שלהם. כשאתם מפרסמים בעמוד או בקבוצה מסוימים תתאימו את נוסח הפניה לקבוצה. תבקשו מחבריכם לשתף את האירוע שלכם בפרופילים שלהם. תפרסמו בפייסבוק ובלינקד-אין, תוך פילוח קהל היעד מבחינת גיל, השכלה, אזור בארץ. תאתרו פורומים ובלוגים שעוסקים בנושא האירוע שלכם תעלו את האירוע שלכם גם לשם והזמינו את חברי הפורום להשתתף באירוע, תבקשו מבלוגרים לפרסם כתבה בבלוג שלהם הקשורה בנושא האירוע ובסוף הכתבה להזמין את קוראי הבלוג להשתתף באירוע.
אם אתם רוצים שאנשים נוספים ישתפו את האירוע שלכם, תכתבו בסטאטוס של ההזמנה לאירוע נתונים מעניינים מתוך נושא הכנס, לדוגמא, אם אתם מתכננים כנס ייעוץ פנסיוני, תעלו את ההזמנה לכנס כתמונה בפרופיל שלכם ותכתבו בתיאור התמונה: נתונים על איכות החיים של פנסיונרים שלהם חיסכון פנסיוני, או העלו ווידאו קצר ובו תספרו על החיים היפים של אנשים מעל גיל 65 שלהם חיסכון פנסיוני חודשי בסכום של XXXX ₪ בחודש ומעלה, תהיו יצירתיים, אולי תביאו לווידאו את אבא או סבא שלכם שיספר מחוויה אישית על היתרונות שבחיסכון פנסיוני. ככל שתייצרו תוכן רב ומגוון יותר שיכוון לקהל המטרה שלכם כך תגרמו ליותר אנשים לשים לב לנושא ולאירוע שלכם, ובמידה ותכנית האירוע טובה יש לכם סיכוי טוב מאוד לגייס מספיק משתתפים באירוע שלכם.
לאחר שאנשים נרשמים, תזכירו להם שהאירוע קרב ותספרו להם למה הם יכולים לצפות, מה בתוכנית, ואם יש לכם שמות נוצצים בין המשתתפים אתם יכולים לזרוק להם מילה בעניין, או אפילו לפרסם את רשימת המשתתפים באתר ייעודי לאירוע- או בעמוד ייעודי על האתר שלכם. הטריק הוא לעדכן את המשתתפים באירוע מספיק פעמים כך שדבר האירוע ייחקק גבוה בתודעתם, מבלי לנג'ס ולהגזים בזיהום המייל שלהם וחשבונותיהם ברשתות החברתיות.
בחלק השני של כתבה זו נעסוק באירוע עצמו ובמה שנעשה לאחר האירוע. נבחן את היתרונות שבעריכת רשימת מוזמנים, ספר אורחים, כיצד נתנהל מול האורחים באירוע, כיצד נעשה פולו אפ לאירוע ומה לעשות אם ברצוננו לערוך סידרת אירועים או אירועים נוספים באותה מתכונת. הכתבה השניה תעלה בזמן הקרוב ואנו נעדכן בעמוד הפייסבוק שלנו, בקבוצה שלנו בלינקד-אין ובטוויטר שלנו – אז שמרו עמנו על קשר.
אם יש לכם מה להוסיף מניסיונכם, אתם מוזמנים לשתף את כולנו בתגובות כאן למטה, כמו כן אתם מוזמנים לשאול כל שאלה שתרצו ואנו נשמח להשיב לכם ממש כאן למטה בתגובות.
זקוקים לחברה מקצועית לשיווק באינטרנט שתסייע לכם לשווק את העסק?
SocialLead Digital Marketing מנהלת ומפעילה עבור לקוחותיה אסטרטגיות מתקדמות לשיווק באינטרנט
צרו עמנו קשר עוד היום לקביעת פגישת היכרות ללא עלות וללא התחייבות: 09-7447740
או שלחו הודעה באמצעות טופס יצירת קשר המצוי למעלה מצד שמאל
כתבה שניה בסדרה: