עשרה טיפים ליצירת אירוע עסקי מוצלח –תוך שימוש במדיה חברתית כפלטפורמה
(חלק שני)
בחלק הראשון העלנו חמישה טיפים כיצד להכין אירוע עסקי עוד לפני שהאירוע התחיל. כעת נתמקד באירוע עצמו ובפעולות שעלינו לעשות לאחר שאחרון המשתתפים עזב.
6. שיתוף מידע
אנשים אוהבים לדעת מי צפוי להגיע לאירוע בו הם שוקלים להשתתף. לעיתים הופעתו של שם מסוים תעודד אנשים להגיע, באירוע עסקי מעורבים אינטרסים ולכן כדאי לסייע למתלבטים להחליט. מתן רשימת משתתפים מודפסת לבאים בשערי האירוע אינו משרת מטרה זו – אפשרו גישה לרשימת המשתתפים מבעוד מועד – זה רק יקדם את המטרות של כל המשתתפים – כולל אתכם.
יש אנשים שעושים שיעורי בית על המשתתפים באירוע אליו הם מתכננים ללכת, מעלים את שמם בגוגל, בפייסבוק, בלינקד-אין ולומדים מי הם האנשים ומה עיסוקם, תחביביהם – וכך הופכים את הנטוורקינג שלהם באירוע למוצלח הרבה יותר. הם יודעים לסמן להם מראש מי אנשי המפתח שלהם שאיתם הם רוצים ליצור קשר באירוע.
כדי להתגבר על הקושי האדמיניסטרטיבי שבעדכון רשימת המשתתפים באירוע יש כמה פתרונות, יש אתרים ייעודיים לניהול הרשמה לאירועים, בין היתר: www.eventbrite.com או www.meetup.com יש גם אתרים אחרים, רק שימו לב שאתם לא משתמשים באתרים לחברים רשומים בלבד שהופכים את הליך ההרשמה למייגע ומחייב הרשמה באתר שלמשתתפים אין עניין להיות חברים בו.
יתרון נוסף באתרים אלו – אתם יכולים לבחור אילו פרטים ייחשפו על המשתתפים, ולמשל להסתיר את מספרי הטלפון והמיילים האישיים שלהם, לעומת זאת תוכלו להכניס פנימה את אתר האינטרנט שלהם, פרופיל פייסבוק, לינקד-אין וטוויטר – והנטוורקינג יכול להתחיל לעבוד עוד לפני האירוע – סוג של הרמה להנחתה.
7. בניית פורמט נכון למטרת האירוע
בטיפ הראשון הבהרנו שחייבת להיות מטרה ברורה לאירוע וכי כל האירוע אמור לנוע לאור המטרה. תכננו את האירוע מבחינת ה look & feel ומבחינת התוכן כך שמשתתפי האירוע ישיגו את המטרה לשמה הגיעו.
אם יש לכם תוכנית אירוע מובנית, הקפידו להשאיר מרווחי זמן גדולים מספיק ליצירת הנטוורקינג. אנשים ירצו להשלים פערים עם חברים ותיקים וליצור קשרים חדשים באירוע – זכרו – זה חלק מהסיבה שהגיעו – אל תשתלטו על כל דקה מזמנם!
אם אתם מתכננים להזמין דובר לאירוע – תחשבו היטב – מה הערך המוסף שיש לדובר זה לתרום למשתתפי האירוע? האם שמעתם אותו מרצה בעבר? כיצד התרשמתם? אם לא שמעתם אותו מדבר, נסו לברר היכן הרצה בעבר ואם יש לכם דרך נסו לקבל עליו או עליה המלצה. היו ברורים אם אתם מוכנים או לא מוכנים שימכרו את שירותיהם או המוצרים שלהם במהלך ההרצאה, עליכם לספק תוכן מעניין למשתתפים ולא במה טובה למרצים.
אם המרצה שלכם מתפרנס מהרצאות – שלמו לו עבור ההרצאה, כך תקבלו הרצאה טובה יותר ותוכלו לשלוט בתכנים. במידה ואין לכם תקציב לשלם למרצים, תדאגו להבטיח לדוברים יתרון אחר בהשתתפות באירוע אולי דוכן באולם מקבלי הפנים עם חומר פרסומי שלהם ואף אפשרות למכור מוצרים באירוע, אבל בתנאי שמה שמציעים שם מתאים לרוח האירוע ולקונספט – הקפידו להבטיח את שביעות רצונו של המרצה כך שתשיגו דוברים טובים ומעניינים, מבלי לפגוע במטרה שהיא גולת הכותרת של האירוע.
דבר נוסף בעניין זה, חשוב להבהיר לדובר שעליו לעמוד במסגרת הזמן שמוקצב לו על מנת שהאירוע יוכל להמשיך כפי שתוכנן והובטח למשתתפים בתכנית האירוע.
נקודה אחרונה בעניין פורמט האירוע, אל תהפכו את האירועים שלכם לצפויים, תנו להם בכל פעם ערך מוסף שלא היה באירועים קודמים, שנו את הגוון ותנו לאנשים את ההרגשה שברצונם לשוב ולהגיע שוב ושוב לאירועים שלכם.
8. מארח למופת
עבודתכם לא הסתיימה ברגע שכולם הגיעו לאירוע והוא התחיל. אתם המארחים, תפקידכם לחלק את תשומת לבכם בין המשתתפים, ולאתר אנשים שחשים אי נוחות ולחבר אותם עם אנשים אחרים. הם בדרך כלל מסתובבים בביישנות בפינת החדר או נשארים תלויים ליד הבר. שוחחו עמם, נסו להבין במה הם עוסקים ועל מה הם שוקדים לאחרונה – חפשו מישהו לחבר אליהם – הציגו ביניהם, ברגע שתראו שהם עמוק בתוך השיחה – אתם יכולים לעבור למשתתף הבא. מומלץ שתשלטו, ככל האפשר, ברשימת המוזמנים ובזמן האירוע תציגו למר כהן את גברת לוי כיוון שסביר להניח שיוכלו להועיל אחד לשני מבחינה עסקית. אנשים יוקירו לכם תודה על הצגה זו, והאירועים שלכם יהפכו לנחשקים יותר.
פרט נוסף שמקל על הזיהוי ויצירת הנטוורקינג בין האנשים הוא תגי שם. אם יש באפשרותכם להכין תגי שם מודפסים וקריאים מבעוד מועד – זו האפשרות המועדפת, או לפחות לכתוב בכתב קריא וברור במהלך האירוע עצמו. יש סוגים שונים של תגי שם, הכי פחות מומלצים הם תגי השם עם הסיכה – לא כולם אוהבים לחורר את בגדיהם.
בתקווה שדאגתם לכיבוד לאירוע, אמנם יש מישהו שממונה על האוכל והשתיה, אך כמארגני האירוע אל תשאירו קצוות פתוחים, תהיו עם אצבע על הדופק, ותבדקו שלא חסר כלום בבופה משך כל זמן האירוע.
הקפידו לצלם את האירוע ואם אפשר גם להסריט חלקים ממנו – בוודאי את ההרצאות. התערו בקהל ונסו למצוא חיבורים מעניינים שנוצרים תוך כדי האירוע, אפילו תערכו לעצמכם הערות בפנקס קטן – כדי שלא תשכחו.
כבר במהלך האירוע התחילו לשחרר תמונות וסטאטוסים מתוך האירוע לפייסבוק ולטוויטר שלכם – צלמו את הכיבוד, אנשים חשובים, את האווירה הטובה והעלו עם משפטים מעוררי השראה.
9. כיבוי אורות
לאחר שאחרון המשתתפים עזב – אתם יכולים לשבת ולשחרר אנחת רווחה – אתם גם מוזמנים לטפוח לעצמכם על השכם על אירוע שתוכנן היטב ועבר מצוין.
אבל המלאכה עדיין לא הסתיימה. עליכם לשלוח מייל לכל משתתפי האירוע, להודות להם שהגיעו ולבצע פולו אפ על האירוע עצמו ועל אירועים קרובים – במידה ויש. הקפידו לנסח מייל קצר ככל האפשר וזה יהיה נחמד אם תצרפו שוב את רשימת המשתתפים באירוע כדי לאפשר למשתתפי האירוע לשמור על קשר עם אנשים שפגשו. גם מתעניינים שלא השתתפו יזכו במייל קצר מכם, ספרו להם על האירוע והזמינו אותם לאירועים הבאים – במידה ויש.
הודו במייל זה לכל מי שעזר בהפקת האירוע והפכו אותם שותפים להצלחה – תנו לינק לאתר האינטרנט שלהם או פרופיל פייסבוק/לינקדאין שלהם.
כאמור אם אתם עורכים סדרה של אירועים, ספקו מידע לגבי האירוע הבא והיכן ניתן להירשם.
זה הרגע להעלות פוסט סיכום אירוע – אם אתם לא כותבים טוב – היעזרו במישהו, תארו את ההכנות את האירוע, את ההרצאות, את הנטוורקינג המוצלח כל מה שיכול להאדיר את האירוע וליצור חשק בקרב מתעניינים נוספים להגיע לאירועים הבאים שלכם.
10. פגישות קבועות
במידה ויש בדעתכם לערוך סדרת אירועים או אירועים קבועים – צרו צוות הפקה וחלקו את נטל ההפקה בין חברי הצוות. הרבה תוכניות גדולות התפוגגו מאחר והנטל נח על כתפיו של אדם אחד שעם הזמן איבד התלהבות לאור עומס העבודה הכרוכה בהפקת אירוע עסקי.
עם צוות ההפקה שלכם ערכו ישיבות קבועות, ביום ובשעה קבועה, רצוי אפילו במקום קבוע, הפיקו לקחים מכל אירוע – לטוב ולרע, תחליטו מה לשפר ומה לשמר וצאו לדרך לתכנון האירוע הבא. במידה ואין באפשרותכם להתחייב על יום ושעה קבועים – הקפידו להסתנכרן באמצעות היומן של גוגל או מערכת קלנדרית אחרת ובלבד שהפגישות ייקבעו כראוי וכולם יהיו מעודכנים. אפשר כבר בתהליך תכנון האירוע הבא להתחיל לשחרר הודעות מתוך הפגישות – מה צפוי, מי יגיע, מה יקרה – תבנו את הציפיה לאירוע הבא בתוך הרשת החברתית של כל אחד ואחד מכם.
אם יש בכוונתכם לגבות כסף עבור האירועים שלכם, שימו לב לעניין המיסוי ותמחרו את האירוע בהתאם, כך גם לא תבנו על הכנסות מסוימות ותתאכזבו. גם אם מטרת האירוע אינה רווח אלא כיסוי הוצאות – הקפידו ליצור רישום חשבונאי ושקיפות בעניין. אתם לא רוצים להסתבך עם רשויות המס.
המון הצלחה בתכנון האירועים הקרובים, בתקווה שתפיקו מהם את כל מה שרציתם, בבקשה שתפו אותנו בניסיונכם כאן למטה בתגובות. וכרגיל, אנחנו תמיד שמחים לענות על שאלותיכם בתגובות למטה.
זקוקים לחברה מקצועית לשיווק באינטרנט שתסייע לכם לשווק את העסק?
SocialLead Digital Marketing מנהלת ומפעילה עבור לקוחותיה אסטרטגיות מתקדמות לשיווק באינטרנט
צרו עמנו קשר עוד היום לקביעת פגישת היכרות ללא עלות וללא התחייבות: 09-7447740
או שלחו הודעה באמצעות טופס יצירת קשר המצוי למעלה מצד שמאל
כתבה ראשונה בסדרה: